So organisierst du deinen Arbeitstag: 15 Tipps für den Erfolg

Organisation kann dir helfen, deine Arbeitszeit zu maximieren, Herausforderungen besser zu meistern und deine Motivation zu steigern.

Hier sind 15 Tipps, die dir helfen, deinen Arbeitstag zu organisieren:

1. Führe eine To-Do-Liste

Wenn du dir zu Beginn eines jeden Tages fünf bis zehn Minuten Zeit nimmst, um eine To-Do-Liste auf Papier oder digital zu schreiben, kannst du die Konzentration fördern und die Produktivität steigern.

Wenn du die anfängliche To-Do-Liste im Laufe des Tages ergänzt, kannst du eine klare Vorstellung von deinen Zielen behalten.

Einige Leute finden vielleicht, dass eine kurze To-do-Liste mit größeren Aufgaben überwältigend ist. Das Aufteilen großer Aufgaben in kleinere Portionen ist eine Strategie, die oft helfen kann, das Aufschieben zu bewältigen, das entsteht, wenn man sich überfordert fühlt.

2. Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz

Nimm dir am Ende eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um deinen Schreibtisch zu reinigen und alles zu entfernen, was du nicht unbedingt brauchst.

Befreie dich von Müll und lege Stifte in eine Schublade oder einen Organizer und stapele Papiere, damit sie ordentlicher aussehen. Du kannst sogar deine Wasserflasche auffüllen, damit du dich morgens nicht darum kümmern musst.

Dies gilt auch für digitales Durcheinander. Computer neigen dazu, langsamer zu starten, wenn sich viele Dateien und Programme auf dem Desktop befinden.

Nimm dir also jede Woche ein wenig Zeit, um deinen Computer von nicht benötigten Dateien zu befreien und Updates herunterzuladen, um Abstürze und Computerverzögerungen zu vermeiden. Es kann dir auch dabei helfen, die benötigten Programme und Dateien leichter zu finden.

Wenn du am nächsten Tag kommst, kannst du sofort mit der Arbeit beginnen, anstatt die ersten Minuten des Tages damit zu verbringen, hinter dir selbst aufzuräumen.

3. Finde einen Zeitplan und bleibe dabei

Manche Menschen arbeiten am besten, wenn sie früh aufstehen, während andere nachts erfolgreich arbeiten.

Bestimme die Tageszeit, zu der du das Gefühl hast, am besten zu sein, und versuche, den größten Teil deiner Arbeit in diesen Stunden zu erledigen.

Genauso wichtig wie die Auswahl eines Zeitplans ist es, sicherzustellen, dass du dich dazu verpflichten kannst. Konsistenz ist der Schlüssel, um neue Gewohnheiten zu schaffen, die von Dauer sind.

Wenn du deinen Zeitplan einhältst, kannst du auch produktiver sein. Eine Reihe von Stunden zu haben, in denen du weißt, dass du arbeiten wirst, kann dein Gehirn trainieren, während dieser Stunden aktiv zu sein.

4. Mache Pausen

Wenn du dir alle paar Stunden 10-15 Minuten Zeit nimmst, um deinen Körper zu dehnen und dich auf etwas anderes als die Arbeit zu konzentrieren, kannst du dabei helfen, Energie zu tanken und dich auf deinen Job zu freuen.

Finde einen Weg, deine Mahlzeiten woanders als an deinem Schreibtisch zu essen, um dir, wenn möglich, eine mentale Pause von der Arbeit zu gönnen.

Ein weiterer Grund für häufige Pausen ist, dass du während des Arbeitstages oft mit unerwarteten Aufgaben konfrontiert wirst.

Wenn du dir über den Tag verteilt kleine, geplante Pausen gönnst, hast du Zeit, dich diesen Herausforderungen zu stellen, ohne dich überfordert zu fühlen.

5. Reduziere Multitasking

Multitasking mag wie der perfekte Weg klingen, um viele Dinge gleichzeitig zu erledigen, aber leider trifft dies in vielen Situationen nicht zu. Möglicherweise stellst du sogar fest, dass Multitasking tatsächlich länger dauern kann, als Aufgaben einzeln zu erledigen.

Etwas Multitasking ist ein unvermeidlicher Teil der täglichen Arbeit, aber die gute Nachricht ist, dass du vermeiden kannst, mehr als nötig Multitasking zu betreiben, indem du organisiert bleibst.

6. Identifiziere Ablenkungen

Eine weitere hilfreiche Strategie zur Organisation deines Arbeitstages besteht darin, Ablenkungen anzugehen und zu minimieren. E-Mails, SMS und Telefonanrufe sind einige häufige Gründe für Ablenkung. Glücklicherweise gibt es Dinge, die du tun kannst, um diese Ablenkungen anzugehen.

Plane bestimmte Zeiten ein, um dich beispielsweise um E-Mails zu kümmern, um bei der Sache zu bleiben und nicht von jeder neuen Nachricht in deinem Posteingang abgelenkt zu werden.

Du kannst dich sogar dafür entscheiden, ein ablenkendes Mobiltelefon in den Flugzeugmodus zu versetzen oder es in eine Schublade zu legen, um die Möglichkeit zu verringern, von einer privaten Nachricht abgelenkt zu werden.

Während du eingehende Anrufe nicht immer planen kannst, kannst du Erfolg haben, wenn du einen Zeitblock für ausgehende Anrufe einplanst.

Diese Strategien können dazu beitragen, die Anzahl der Ablenkungen, die du erlebst, und die Zeit, die eine Ablenkung von deiner aktuellen Aufgabe wegnimmt, zu reduzieren.

7. Automatisiere deine Arbeit, wo immer du kannst

Vielleicht sendest du ähnliche Versionen derselben E-Mail an mehrere Personen oder du wirst oft von jemandem abgelenkt, der deine Unterschrift benötigt.

Mithilfe von Technologie kannst du Aufgaben wie diese automatisieren, um deine Zeit zu maximieren und Ablenkungen zu verringern.

Bewahre Vorlagen für häufig versendete E-Mails auf, sodass du diese nur bei Bedarf anpassen und versenden musst.

Du kannst auch Software verwenden, die Unterschriften digitalisiert, um Dokumente mit einem Klick zu unterschreiben. Die Automatisierung von Aufgaben hilft dir, konzentriert und organisiert zu bleiben.

8. Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angehen

Anstatt deinen Tag mit kleineren Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails zu beginnen, beginne damit, dich deiner größten oder stressigsten Aufgabe zu widmen.

Dies kann die meiste Zeit deines Tages in Anspruch nehmen, aber es wird letztendlich dazu beitragen, dass deine Arbeitsabläufe schneller ablaufen.

Wenn du die größten Aufgaben zuerst erledigst, bleibst du motiviert, die kleineren Aufgaben auf deiner To-Do-Liste schnell zu erledigen, ohne deine gesamte Energie zu verbrauchen.

9. Organisiere deinen Arbeitstag nach Zeit

Dies ist eine besonders hilfreiche Taktik, wenn mehrere Besprechungen über deinen Arbeitstag verteilt sind. Wenn du deine Aufgaben stundenweise planst, kann sich dein Tag vorhersehbarer anfühlen.

Es kann auch deine Produktivität verbessern, indem es als Erinnerung an deine aktuelle Aufgabe dient, wenn du abgelenkt wirst.

10. Setze dir Ziele und belohne dich

Das Setzen von Zielen kann dir helfen, in deinem Job durch Motivation besser zu werden. Du kannst dir Ziele setzen, um organisiert zu bleiben, wie sich selbst herausfordern, jeden Tag eine To-Do-Liste zu erstellen. Oder du kannst dir berufliche Ziele setzen, die dir helfen können, bei deiner Arbeit engagiert zu bleiben.

Das Setzen von Zielen dient als Gelegenheit, dich selbst zu belohnen, wenn du sie erreichst. Diese Belohnungen müssen nicht aufwendig sein. Sie könnten so einfach sein wie die Entscheidung, einen Snack zu essen, wenn du eine große Aufgabe erledigt hast.

Der Zweck des Setzens und Anerkennens von Zielen besteht darin, dir zu helfen, dich auf Aufgaben zu konzentrieren und an deiner Arbeit interessiert zu bleiben, sodass jede Belohnung, die dich motiviert, gut ist.

11. Plane deine Tage in Arbeitspaketen

Manche Menschen haben Erfolg damit, nicht nur ihren Arbeitstag, sondern auch ihre Arbeitswoche zu organisieren.

Wenn dein Job beispielsweise eine Mischung aus Telefongesprächen und Verwaltungsarbeit ist, könntest du vielleicht montags, mittwochs und freitags Telefongespräche führen und dienstags und donnerstags mit Verwaltungsaufgaben verbringen.

Dies kann dir dabei helfen, die Produktivität zu maximieren und dich auf Aufgaben zu konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, dass du Aufgaben jederzeit wechseln musst.

Diese Strategie funktioniert am besten für detailorientierte Leute, denen es nichts ausmacht, die gleiche Art von Arbeit mehrere Stunden hintereinander zu erledigen.

12. Identifiziere Stressoren

Die Tendenz vieler Menschen zum Aufschieben rührt von Stressoren wie Selbstzweifeln, Perfektionismus oder Angst vor Kritik her.

Vielleicht machst du dir Sorgen über negatives Feedback zu dieser wiederkehrenden Aufgabe, oder du machst dir Sorgen, dass du diese große Frist nicht einhalten kannst.

Wenn du erkennst, was dich stresst, kannst du Lösungen finden, um diesen Stress zu reduzieren und die schwierigeren Aufgaben leichter zu erledigen.

Eine Lösung für Arbeitsstress könnte darin bestehen, mit deinem Chef oder deinem Team zu sprechen, um Wege zu finden, wie du deine Arbeitsleistung und Zufriedenheit verbessern kannst.

Wenn du Stressoren bei der Arbeit identifizierst, kannst du Wege finden, sie zu überwinden und deinen Tag ohne Angst oder Zögern zu organisieren.

13. Erstelle einen Wochen-/Monatsplan

Eine tägliche To-Do-Liste kann Wunder wirken, um die täglichen Aufgaben zu erledigen, aber es kann auch hilfreich sein, zu Beginn jeder Woche oder jeden Monats eine größere Liste zu erstellen, um deine Zeit so zu strukturieren, dass du deine Ziele erreichen.

Für eine Frist am Ende eines Monats kannst du dir beispielsweise Ziele setzen, die bis zum Ende jeder Woche abgeschlossen sein müssen, um bis zum Ablauf der Frist alles erledigt zu haben.

Du kannst die Ziele noch weiter aufschlüsseln, indem du dir Ziele setzt, die du jeden Tag erreichen musst.

Diese Strategie folgt der Philosophie, eine große Aufgabe in mehrere kleine aufzuteilen, was dazu beitragen kann, dass sich deine langfristigen Ziele erreichbarer anfühlen.

14. Verwende deine aktuellen Arbeitsabläufe, um die Organisation zu fördern

Dein Arbeitsplatz verfügt möglicherweise bereits über Workflows oder Tools, die dir helfen, bei der Arbeit organisiert zu bleiben. Viele E-Mail-Anwendungen enthalten eine Kalenderkomponente, mit der du deine Zeit planen kannst.

Einige Chat-Anwendungen verfügen über integrierte Erinnerungsfunktionen, die dich bei der Arbeit halten können. Du kannst Kollegen oder Vorgesetzte fragen, wie sie ihre Arbeit organisieren, und ihre Ratschläge in deine eigenen Organisationsgewohnheiten einfließen lassen.

15. Bringe Balance in deinen Zeitplan

Ein Schlüssel, um langfristig organisiert zu bleiben, ist der Versuch, ein Gleichgewicht zu erreichen. Viele Menschen, die versuchen, organisatorische Gewohnheiten in ihr Berufsleben zu implementieren, erleben Burnout, wenn sie ihre Work-Life-Balance für kurzfristige Produktivität opfern.

Ein Mangel an Gleichgewicht kann dazu führen, dass du deine Organisationsgewohnheiten vergisst oder vernachlässigst.

Die gute Nachricht ist, dass du jederzeit jede dieser Strategien anwenden kannst, um deine organisatorischen Fähigkeiten bei der Arbeit zu erneuern.